Produktivität und Zufriedenheit: Wie wertvoll ist ein Power-Tag?

Dieser Artikel ist Teil 1 der Serie Produktivität und Zufriedenheit. Viele in Bezug auf Produktivität sehr wertvolle Werkzeuge und Medien lassen das Thema Zufriedenheit außen vor. Die Schöpfer dieser Werke nehmen offenbar an, dass produktive Arbeit per se zufrieden macht. Einer der Aha-Effekte meiner letzten Jahre ist: Zufriedenheit erreicht man nicht durch produktive Arbeit allein. Vielleicht sind manche der dieser Werkzeuge für Angestellte entworfen. Diese haben im besten Fall einen Vorgesetzten, der Ihnen herausfordernde Ziele setzt und Ihnen aufrichtig auf die Schulter klopft, wenn Sie das jeweilige Ziel erreichen.

Selbständige sind nun aber per Definition ihre eigenen Chefs. Dadurch können Sie wahlweise planlos losarbeiten oder sich im Planen verlieren, ohne jemals produktiv zu werden. Sie können auch produktiv arbeiten, ohne es zu merken oder zu würdigen, so dass sie letztlich nicht mit ihrer Arbeit zufrieden sein können.

Dieser Artikel handelt von einem Werkzeug, dass Produktivität und Zufriedenheit gleichermaßen im Fokus hat: Der Power-Tag. Ich nehme damit an der aktuellen Blogparade zum Thema Getting Things Done Teil. Vielen Dank an Peer Wandiger für die Ausrichtung der Blogparade!

Kern-Konzept Power-Tag

Ein Power-Tag ist ein Arbeitstag, an dem man fokussiert und voller Energie alle wichtigen Nebensachen erledigt. Ja, Sie haben richtig gelesen: Nebensachen. Bei geeigneter Einbettung in die Woche werden dadurch 4 Arbeitstage von Nebensachen befreit. An vollen vier Arbeitstagen können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kern-Business konzentrieren.

Dieses Konzept setzt voraus, dass Sie zwischen Hauptsachen und Nebensachen unterscheiden können. Damit diese Entscheidung leicht fällt, ist es gut, Vision, Mission und Ziel des eigenen Unternehmens klar vor Augen zu haben. Alles, was nicht unmittelbar dem Kernzweck des Unternehmens dient, sind Nebensachen. Für mich zählt z.B. die Zusammenstellung der Unterlagen für die Umsatzsteuer Voranmeldung klar zu den wichtigen Nebensachen. Sie ist wichtig genug, um getan zu werden, ist aber nicht eng mit dem Kernzweck meines Unternehmens verbunden. Ebenfalls vorausgesetzt ist, dass Ihnen die Arbeit am Kern-Business Ihres Unternehmens Freude macht. Der Power-Tag bringt Energie und Freude dann auch in alle weiteren Bereiche Ihrer Arbeit.

Wie bereitet man einen Power Tag vor

1. Ich plane meine Power-Tage in der Regel ca. eine Woche im Voraus und lege sie besonders gern auf den Mittwoch der jeweiligen Woche. Ich notieren den Power-Tag in meinem Kalender (ganztägiges Ereignis) und erstelle ein leeres Dokument, um darin später die Aufgaben für diesen Tag zu notieren. Das Dokument bekommt einen Namen wie Power-Tag_2011_07_28. Ich verwende gern GoogleDocs, aber jedes Textprogramm, dass Bullet Points und Farben darstellen kann ist in Ordnung.
2. Für jede neue Aufgabe entscheide ich, ob es eine Hauptsache, wichtige oder unwichtige Nebensache ist. Für wichtige Nebensachen entscheide ich dann, ob Sie noch bis zum festgelegten Power-Tag Termin warten können. Wenn ja, kommen Sie auf die Aufgabenliste für den jeweiligen Power Tag. Unwichtige Nebensachen werden jeweils einen Monat verschoben, bis sie wichtig werden oder sich von selbst erledigen. Power Tage sind exklusiv für wichtige Nebensachen reserviert.
3. Am Tag vor dem Power Tag gehe ich einkaufen. Ich besorge verschiedene Arten von Essen, dass leicht zuhause zuzubereiten ist, sowie Obst, Nüsse und Süßigkeiten

Wie läuft ist ein Power-Tag ab

Der Tag beginnt immer mit einer körperlichen Aktivität. Im Sommer praktiziere ich mindestens 15 Minuten Poweryoga in der Sonne im Park nebenan. Im Winter springe ich 15 Minuten auf meinem Trampolin. Erst dann geht es ins Bad und an den Schreibtisch.

Ich ergänze die Aufgabenliste für den Power-Tag (siehe Vorbereitung) durch einige möglichst körperlich anstrengende produktive Aktivitäten, wie z.B. Keller entrümpeln, Wohnung putzen sowie sportliche Aktivitäten (Poweryoga, Trampolin springen usw.).

1. Ich stelle einen Wecker auf jetzt plus 2,5 Stunden. Aus Erfahrung weiß ich, dass ich mit kleinen Pausen 2,5 Stunden konzentriert bleiben kann.
2. Nun beginne ich zu arbeiten. Körperlich wach und im Bewusstsein, dass ich genau 2,5 Stunden Zeit für die nächsten Aufgaben habe, lege ich los. Ich arbeite die Aufgaben auf der Aufgabenliste für den Power-Tag (siehe Vorbereitung) eine nach dem anderen ab, und zwar so:
3. Ich notiere auf der Liste den Zeitpunkt, zu dem ich beginne und den Zeitpunkt, wenn ich die Aufgabe abschließe. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, färbe ich den jeweiligen Teil der Liste grün ein. Dann stehe ich auf, dehne meinen Rücken und springe 20 – 30 Sekunden auf und ab. Dann gehe es weiter mit der nächsten Aufgabe.
4. Der Wecker klingelt, die erste 2,5 Stunden sind vorbei. Sofort, spätestens aber innerhalb von 15 Minuten beende oder unterbreche ich die aktuelle Aufgabe. Hier ist Disziplin gefragt. Nun ist eine der oben notierten körperlichen Aktivitäten dran. Erstaunlich, wie viel unnützen Kram ich in den letzten Wochen schon aus meinem Keller entfernt habe.
5. Nach 15 – 30 Minuten anstrengender körperlicher Aktivität geht es weiter mit den Aufgaben von der Aufgabenliste: Ein neuer Block beginnt wieder mit Punkt 1.

Nebenbemerkung Essen & Trinken: Es steht immer ein Glas Wasser auf dem Schreibtisch, aus dem ich oft und viel Trinke. Essen: Im sonstigen Leben esse ich mit voller Aufmerksamkeit im gemäßigten Tempo. Während des Power Tages esse ich nebenbei, bei der Arbeit. Das ist Teil des Konzepts.

Wie und wann endet der Power-Tag?

Der Power Tag dauert 16 Stunden. Falls die 2,5 Stunden Blöcke bis zur nächsten körperlichen Aktivität nicht kurz genug sind, um leicht den Fokus halten zu können, können hier auch 2 oder 1,5 Stunden verwendet werden. Die Abwechslung von körperlicher Arbeit und Schreibtischarbeit hält wach und macht zufrieden. Auch die Würdigung jeder erfüllten Aufgabe durch grün Einfärben und 30 Sekunden Dehnnen und Hüpfen schafft Zufriedenheit.

Gegen ende des Tages, am besten vor dem letzten Arbeitsblock, erstelle ich die Aufgabenliste für den nächsten Power Tag. Alles was nicht nicht erledigt ist und noch eine Woche warten kann, schiebe ich auf die neue Liste. Die dringendsten verbleibenden Dinge kommen dann im letzten Block dran. Hier ist wieder Disziplin gefragt: Wenn etwas wenig wichtig genug ist, schiebe ich es gleich einen Monat weiter und warte ersteinmal ab. Nebensachen sind oft nicht wirklich dringend, d.h. es ist akzeptabel, wenn sie eine Woche unerledigt bleiben. Diese lasse ich eine Woche warten, mit gutem Gewissen! Die letzten Aufgaben erledige ich im abschließenden 2,5 Stunden Block.

Zum Tagesabschluss werfe ich noch einmal einen Blick auf die nun ganz grün eingefärbte Aufgabenliste. Ich würdige, dass ich an diesem Tag wirklich viel geschafft habe und mache einen Spaziergang an der frischen Luft.

Zusammenfassung

Ein Power-Tag ist ein Arbeitstag, an dem man fokussiert und voller Energie alle wichtigen Nebensachen erledigt. Bei geeigneter Einbettung in die Woche werden dadurch 4 Arbeitstage von Nebensachen befreit. An vollen vier Arbeitstagen kann ich mich voll und ganz auf mein Kern-Business konzentrieren. Das macht mir Freude und bringt Erfolg.