Faxtomail oder: Braucht Ihre Firma ein Fax-Gerät?
Fax, oder mit vollem Namen Telefax ist eine anachronistische Technologie. Es übermittelt Dokumente langsam, in schwarz-weiß und zudem in niedriger Auflösung, also in schlechter Qualität. Dennoch macht es Ihr Leben als Unternehmers leichter, wenn Ihr Unternehmen eine Faxnummer hat und Faxe empfangen und auch versenden kann. Warum?
Dieser Artikel ist gegliedert in die Abschnitte:
- Warum eine Faxnummer wertvoll für Ihr Unternehmen ist
- Fax mit Faxtomail komfortabel per E-Mail empfangen
- Faxversand per Mausklick
Warum eine Faxnummer wertvoll für Ihr Unternehmen ist
Der Realität zum Trotz hält sich das Gerücht, ein Fax würde das Schriftform-Erfordernis erfüllen. Das trifft nicht zu: Ein Fax erfüllt nicht unbedingt das Schriftformerfordernis. Viele Firmen und Institutionen verwenden deswegen das Fax nicht als Ersatz für die Briefpost, aber durchaus als Ergängzung. Verbreitet ist der Modus Fax vorab. Das bedeutet das rechtsgültige Dokument ist der Brief. Um die Angelegenheit zu beschleunigen und ggf. Fristen zu wahen sendet man jedoch den Inhalt des Briefes schon vorab per Fax. Ein Beispiel für eine Institution, mit der Sie als Unternehmer durchaus Kontakt haben könnten ist das Deutsche Patent und Markenamt: Für die meisten Arten von Mitteillungen, insbesondere auch der Anmeldung einer Marke, wird hier der Modus Fax vorab akzeptiert. Wenn der Brief einige Tage später eingeht, gilt als Anmeldedatum dennoch das Datum der Faxübermittlung auch wenn erst der Brief das Schriftform-Erfordernis erfüllt.
Für manche Arten von Mitteilungen besteht kein Schriftformerfordernis im eigentlichen Sinne. Firmen können dann in Ihren AGB willkürlich festlegen, welche Arten der Übermittlung sie für die jeweilige Art von Mitteilung akzeptieren. Als Beispiel sei hier United Domains genannt, ein Domain Anbieter der vor allem im Privatkundenbereich erfolgreich ist. Domains buchen kann man online, für die Kündigung wird eine Fax als Alternative zum Brief akzeptiert. Der im Geschäftskundenbereich etablierte (und empfehlenswerte) Domain Anbieter Domain Factory geht anders vor: Hier werden Kündigungen auch online akzeptiert- man erhält zusätzlich eine Benachrichtigung per SMS.
Fax mit Faxtomail komfortabel per E-Mail empfangen
Sind Sie (wie ich) öfters unterwegs? Selbst wenn sie regelmäßig in einem bestimmten festen Büro arbeiten, wollen Sie vielleicht nicht unbedingt ein weiteres Gerät in Ihrem Büro herumstehen haben. Ein weiteres Gerät, das gekauft und gepflegt werden will, Gebrachsmaterial wie Tinte oder Toner benötigt und zu Papierstaus neigt wollte ich jedenfalls nicht.
Ein Ausweg ist hier die virtuelle Telefonanlage von Sipgate. Bereits das kostengünstigste Privatkunden Angebot (Sipgate plus) für 3,99 € enthält einen eigenen Nummernblock mit der Möglichkeit, eine der Nummern als Webfax zu verwenden. Für mich war dieses Angebot eine angebehme Überraschung, denn ursprünglich wollte ich gar keine virutelle Telefonalage sondern nur die Fax Funktion. Bei der Suche nach Webfax Anbietern habe ich dann aber festgestellt, dass Sipgate plus kostengünstiger ist als Konkurrenzangebote, die nur die Fax Funktion bieten. Ich habe also Geld gespart und obendrein noch drei flexibel routbare Festnetz-Telefonnummern und eine komfortable Voice-Mailbox dazu bekommen.
Der Empgang von Faxen ist natürlich kostenlos. Neue Faxe erhält man als PDF per E-Mail (Faxtomail Funktion). Auf Wunsch bekommt man zusätzlich eine Benachrichtigung per SMS, sobald ein Fax eingegangen ist. Alle empfangenen (und auch gesendeten) Faxe kann man jederzeit online einsehen.
Faxversand per Mausklick
Im Paket Sipgate plus kostet der Faxversand 0,01 € pro Minute für die Übermittlung. Sie können kurze Mitteilungen direkt online eintippen (wenn keine Unterschrift erforderlich ist) oder Dokumente von Ihrem Rechner aus hochladen. Auch mehrseitige gescannte Dokumenbte lassen sich ohne weiteres versenden. Achten Sie in diesem Fall darauf, die Bildqualität nicht zu hoch zu wählen, denn 1. gibt es eine Größenbeschränkung auf 2 MB pro Faxdokument und 2. wird die Qualität durch die Faxübermittlung ohnehin deutlich reduziert.
Nach der erfolgreichen Übermittlung erhalten Sie einen Sendebericht per E-Mail. Sendeberichte für in der Vergangenheit versendete Faxe können sie auch jederzeit online einsehen.
Falls Sie Windows oder Mac OS X verwenden, können Sie wahlweise auch ein Programm installieren das einen sogenannte Faxdrucker erzeugt. Ab dann könnnen Sie von jedem Programm aus die Funktion Drucken verwenden um das jeweilige Dokument vollautomatisch per Fax zu verschicken.
